Ten Lessons for Escape Rooms as event activities (English & Dutch)

For the Dutch version see below

How can you host great games at any location?

To be honest many conventions, introduction sessions at work or uni, keynotes etc. are very old-fashioned experiences. One or two people talking and the vast majority of people just silently watching. There is often no real advantage from being physically present over watching a live-stream online. It is a huge lost opportunity, as being together with a large group of like-minded people allows for memorable moments of playful interaction. One of the things you can do with your audience is turning the entire event into one large Escape Room. But if you have experience with making regular Escape Rooms you might underestimate some of the challenges that are unique to this kind of experience. Here is a list of our most important lessons for designing Escape Games for large groups at events.

1. Be intentional in your design

What is the intention of your experience? Do you want to get people to engage with the theme of the event? Do you want them to feel like one big team? Do you want them to roll up their sleeves, form a team with their neighbors and out-compete other teams? Do you want them to fail? Do you want them to succeed?

It is important to answer all those questions as they will guide your design. The event you are designing for will almost certainly have a higher purpose than just entertaining people, so make sure your game ultimately serves this purpose as well.

2. Logistics Logistics Logistics and... Logistics!

The more you want to scale your experience, the more important the logistics associated with each element becomes. Every little step in your production can potentially result in hours of work if you don't think beforehand what its ramifications are. Just something as simple as designing an unusual shape which the printing house cannot fully produce can result in a huge amount of manual labor if you have to make it by hand for hundreds of people. Consider the production times of large amounts and when you want to buy props, make sure that the shop has those quantities available. Many online shops will show you available products but don’t have hundreds of them in stock so it increases shipping time. If you need to perform actions at the event, even small things like spreading envelopes among the guests, you need to make sure you have enough people to help with this, as those seemingly marginal things can eat up a lot of time at the actual event.

In summary, think about every step of the production and think how it changes if you multiply it by the number of players.

3. Try to get to know as much as possible about the location

The location will be a key factor determining the constraints of the experience. Is everyone seated in an auditorium? Do people have access to tables? Are there windows in the room? Are there multiple entrances? Is there a sound system available? Are you allowed to hang things on the wall? Are there certain restrictions due to fire-safety? All those factors can ruin your game if you do not take them into consideration when you create your design.

Your location has a stage? That's great, use it!

4. Try to be as independent as possible from the location

Even if you think you know everything about the location, restrain yourself from trying to use your environment too much. We know that some of the coolest interactions come from engaging with the environment, but this is also one of the factors that you usually have the least control over. For the organization of the event your game is likely not the most important concern, so if they need to change things they might not understand that those details can have a big effect your design. Unexpected changes do often occur and if you don’t have full control over the room, it might be better to play it safe and reduce your risk by not relying on elements that might not be available due to last minute changes of the organization.

Great space for watching a presentation but challenging if you want your players to interact.

5. Play-testing!

Especially one-time events need extensive play-testing. Test as early as possible and as much as you can. Each change in your design might have unexpected ripple effects when scaled up. In a regular Escape Room you have much more chances to actively influence the game flow and the experience of your group than if you have hundreds of players at the same time. If you have enough players, every little flaw will effect some of them and quickly small mistakes can become big problems.

If you make a game for 300 people, it can be very insightful to test your prototype with 50 people.

6. Have a backup plan

It is impossible to predict how every element of your game will play out. The more agency you give the players, the more unpredictable the outcome gets. It will be your job to make sure this stays in the realm of what is acceptable. While in a regular escape room you see a big variability in skill level and engagement of the players, on a large scale this will be even more obvious. Some people will rush through the game easily while for others it is an insurmountable challenge. With the scaling of the game you also scale the range of outcomes and the differences between them.

So look at your game and think about which are the most challenging puzzles, in terms of difficulty or in terms of production. Which puzzles use the most elements, which require tech, sounds etc. Make back-up plans for those puzzles and interactions in case the circumstances change.

7. Don’t ignore the hint mechanic

Maybe you are designing a game where not everyone needs to succeed. Maybe it is a competitive event where some teams will shine and others will be crushed. In this system it is tempting to think that a hint system is not necessary. Anyway, whatever you do, make sure you still have a hint system in place. This system is your main tool to influence the flow and optimize everyone’s experience at the event. Not everyone needs to be able to solve all puzzles, but still nobody enjoys being stuck on a puzzle for too long.

Having actors play characters can be great to support the scenario, but they can also support the players with hints.

8. Properly script the beginning

The beginning and the ending are some of the most important moments of each experience and these are also the moments where you are most in control. Especially for a big group it is even more important that your instructions are crystal clear as you usually don’t get a second shot at explaining what your game is all about. So make sure that whatever you have in mind is accessible enough so that people will understand it easily. Just think back on how often the teacher at school gave everyone an assignment and the first thing that happened afterwards was that half the people turned to their neighbor and asked “what is it again that we have to do?”. To avoid this make sure you grab the attention of your players while giving instructions. For instance you could surprise your players to get their attention with an outlandish character or music & light effects and give them clear instructions about what they have to do after all eyes are where you want them.

9. Properly script the ending

When you design an experience, it is very easy to start with the beginning. It is a lot of fun to set up a compelling mystery or to create tension, but it is much more difficult to resolve it in a satisfying manner. The ending is usually one of the most memorable moments of every experience, so it needs to be satisfying even for those who did not complete all the puzzles. On top of this the ending needs to be aligned with the intention that you had in mind when you created the experience (see point 1). The feelings that you evoke during the ending will stay with the people and can influence how they react to everything that will happen afterwards. Do you want to leave them with an interesting question? Do you want to send them celebrating? Whatever you do, make sure you provide people closure by properly ending the experience. For example, even if it does not fit the scenario, make sure you give room for them to give applause. Applause is not (just) for your ego, applause is also an important collective ritual to express themselves and a valve to relieve the tension that you set up at the beginning.

Make sure you create space for a collective moment of celebration.

10. The misunderstanding about immersion

Many people talk about immersion as set-design, music, lights and isolation from normal life all coming out of game elements. While this helps players to immerse into the scenario, it is not necessary for them to be immersed into the game. People get immersed into a game of chess or get immersed into a game of cards, even though there is very little audio-visual design. Immersion is also created when the puzzles are intuitive, the challenges are on the right level of difficulty and the game has a good flow. People will lose themselves in the activity and immerse themselves into the tasks at hand. On some events, this might be much more the kind of immersion that you are aiming for as often you don’t have many options to influence how the environment looks.

If you have further questions or points to discuss, feel free to comment and or contact us.

---

Tien lessen voor Escape Rooms als activiteit bij evenementen

Hoe kan je verbluffende spellen aanbieden op elke locatie?

Eerlijkgezegd zijn veel lezingen, hoorcolleges, keynotes, en introductiesessies op het werk of de universiteit vrij saaie en ouderwetse gebeurtenissen. Eén of twee personen zijn aan het woord terwijl de rest stilletjes toekijkt. Vaak is er dan ook niet een echt voordeel van fysieke aanwezigheid ten opzichte van het volgen van de lezing over een livestream. Dit is een enorme gemiste kans, omdat het samenzijn van een groep gelijkgestemden juist kan leiden tot memorabele momenten van speelse interactie. Een van de mogelijkheden om het publiek erbij te betrekken is het hele evenement te veranderen in een grote Escape Room. Zelfs als je ervaring hebt met het maken van reguliere escape rooms is het waarschijnlijk dat je sommige uitdagingen die dit soort belevenissen met zich meebrengen onderschat. Hieronder vind je een uiteenzetting van de belangrijkste lessen voor het ontwerp van een Escape Room als activiteit voor grote groepen bij evenementen.

1. Juiste intentie in het ontwerp

Wat is de intentie van de belevenis? Wil je de bezoekers betrekken bij het thema van het evenement? Wil je hen zich laten voelen als onderdeel van een groot team? Wil je hen de mouwen laten opstropen, een team laten vormen met degenen naast hen en het op laten nemen tegen andere teams? Wil je ze laten verliezen? Wil je ze laten slagen? Het is belangrijk om al deze vragen te beantwoorden en te gebruiken als gids tijdens het ontwerp. Naar alle waarschijnlijkheid heeft het evenement dat je opzet een hoger doel dan enkel het vermaak van de bezoekers, dus verzeker je ervan dat het spel dit doel uiteindelijk ook nastreeft.

2. Logistiek, logistiek, logistiek en… logistiek!

Hoe groter de omvang van de belevenis, hoe belangrijker de logistiek van elk bijbehorend element. Wanneer je niet vooraf bedenkt wat de implicaties zijn van elke kleine stap in de productie kan dit uiteindelijk resulteren in uren overbodig werk. Iets eenvoudigs als een ongebruikelijke vorm in het ontwerp waardoor de drukker niet kan leveren kan resulteren in een grote hoeveelheid handwerk. Houd ook rekening met beschikbaarheid en productietijden als je grote hoeveelheden aan attributen nodig hebt. Veel web shops hebben van hun beschikbare producten geen honderden op voorraad, dus dit kan leiden tot een langere levertijd. Als er handelingen moeten worden verricht tijdens het evenement zoals het uitdelen, zorg er dan voor dat hiervoor voldoende helpers zijn. Dit soort op het eerste gezicht kleine dingen kunnen uiteindelijk een groot deel van de tijd in beslag nemen. Samengevat: denk na over elke stap van de productie en hou hierbij de schaalbaarheid in gedachten.

3. Ken de locatie!

De locatie speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de beperkingen van het evenement. Is er een zitplaats voor iedereen in de hoofdzaal? Zijn er tafels beschikbaar? Zijn er meerdere ingangen? Is er een geluidssysteem aanwezig? Kan je er dingen aan de muur bevestigen? Zijn er bepaalde beperkingen met het oog op brandveiligheid? Al dit soort factoren kunnen je spel ruïneren wanneer je ze niet in overweging neemt tijdens het ontwerp.

Heeft de locatie een podium? Geweldig, gebruik het!

4. Wees niet afhankelijk van de locatie!

Zelfs wanneer je denkt alles te weten over de locatie zou je jezelf niet teveel moeten beperken tot het gebruik van die exacte omgeving. Uit ervaring weten we dat de beste interacties vaak voorkomen uit het gebruik van dingen uit de omgeving, maar deze factoren heb je meestal ook het minste controle over. Waarschijnlijk heeft het spel bij de organisatie van je evenement niet de belangrijkste rol en zullen de organisatoren niet begrijpen dat een kleine wijziging een grote implicatie voor je ontwerp kan betekenen. Onverwachte veranderingen komen vaak voor en wanneer je niet de volledige zeggenschap hebt over de locatie. Neem daarom geen extra risico en ga uit van de mogelijkheid dat bepaalde elementen niet beschikbaar zullen zijn vanwege last-minute wijziging vanuit de organisatie.

Mooie locatie voor het volgen van een presentatie, maar lastig voor onderlinge interactie.

5. Test het spel!

Vooral bij eenmalige evenementen is het vooraf uitgebreid testen van het spel een noodzaak. Test zo vroeg mogelijk en zo vaak mogelijk. Elke verandering in je ontwerp kan een onverwachte uitwerking hebben op het spel wanneer dit wordt opgeschaald. In een reguliere escape room is er veel meer mogelijkheid om het verloop van het spel te beïnvloeden dan wanneer je te maken hebt met honderden spelers tegelijkertijd. Wanneer er veel spelers zijn zal elke vergissing effect hebben en zullen al snel alle kleine foutjes tezamen grote problemen veroorzaken.

Als je een spel voor 300 mensen maakt kan het testen van een prototype voor 50 spelers je veel leren.

6. Zorg dat je een back-up plan hebt

Het is onmogelijk om de uitwerking van elk element tijdens het spelverloop te voorspellen. Hoe meer agentschap je de spelers geeft, hoe onvoorspelbaarder de uitkomst wordt. Aan jou is dan ook de taak om te bepalen wat binnen de acceptabele perken valt. In een reguliere escaperoom zie je al een groot verschil in kunde en betrokkenheid van de spelers, maar op grote schaal wordt dit zelfs nog duidelijker. Sommigen zullen zich snel door het spel verplaatsen terwijl voor anderen het een enorme uitdaging blijkt te zijn. Met het opschalen van het spel schaal je ook de mogelijke uitkomsten en de onderlinge verschillen op. Kijk goed naar het spel en bepaal wat de lastigste puzzels zijn met het oog op moeilijkheidsgraad en productie. Welke puzzels gebruiken de meeste elementen, welke de meeste technologie en geluid etc. Maak alternatieve plannen voor deze puzzels en interacties voor het geval er een verandering plaats vindt.

7. Schenk aandacht aan een hint-systeem

Misschien ontwerp je een spel waar niet iedereen in hoeft te slagen. Misschien is het een competitief evenement waarin sommige teams zullen triomferen terwijl anderen in de pan worden gehakt. In een dergelijke situatie is het verleidelijk om te denken dat hints niet nodig zullen zijn. Echter, wat je ook doet, verzeker je ervan dat je een systeem hebt voor het geven van hints! Dit systeem is namelijk jouw hulpmiddel bij het beïnvloeden van het spelverloop en het optimaliseren van de belevenis van de aanwezigen. Op die manier hoeft niet iedereen alle puzzels op te lossen en voor niemand is het leuk om lang vast te zitten bij een bepaalde puzzel.

Acteurs die een rol spelen kunnen een grote bijdrage leveren aan get spel, maar ook kunnen ze de spelers voorzien van hints.

8. Zorg voor een goed begin

Het begin en het einde van het spel behoren tot de belangrijkste momenten van elke belevenis. Ook zijn dit de momenten waarin jij het meeste controle hebt. Zeker wanneer het om een grote groep gaat is het des temeer belangrijk dat de instructies kraakhelder zijn omdat je meestal geen tweede kans krijgt om het uit te leggen. Verzeker je ervan dat wat je wilt overbrengen toegankelijk is voor iedereen zodat het gemakkelijk wordt begrepen. Denk terug aan je schoolperiode en hoe vaak het voorkwam dat de leraar iedereen een opdracht gaf en het eerste wat hierna gebeurde is dat de helft van de klas zich tot de buurman went om te vragen wat ze eigenlijk moeten doen. Om dit te voorkomen moet je zorgen dat je de aandacht hebt wanneer je de instructies geeft. Zo kan je bijvoorbeeld de aandacht van de spelers opeisen door hen te verrassen met een bijzonder rollenspel of met muziek en lichteffecten. Hierna geef je hen de instructies.

9. Zorg voor een goed einde

Bij het ontwerp van een spelervaring is het ontwerpen van het begin vaak niet zo moeilijk. Het is erg leuk en relatief eenvoudig om een meeslepend mysterie te maken of om spanning te creëren. Daarentegen is het veel uitdagender om met een bevredigend einde/oplossing te komen. Het einde is meestal een van de meest memorabele momenten van het spel, en daarom is het belangrijk dat het bevredigend is voor een ieder, zelfs voor degenen die niet alle puzzels hebben opgelost. Daarbij moet het einde in overeenstemming zijn met de intentie (zie punt 1) die je in gedachte had bij het ontwerp van de ervaring. Het einde van het spel blijft mensen bij en kan invloed hebben op alles wat hierna gebeurt. Wil je dat ze weggaan met een interessant vraagstuk? Wil je dat ze iets vieren hebben? Wat je ook doet, zorg voor een goede afsluiting van de ervaring. Zorg er bijvoorbeeld voor dat, zelfs wanneer dit niet in het scenario past, er ruimte is voor applaus. Applaus is niet (enkel) om je ego te strelen, maar ook een belangrijk ritueel waarbij de aanwezigen de spanning die is opgebouwd bij het begin kunnen ontladen.

Zorg voor een moment van collectieve viering

10. De misvatting omtrent ‘immersion’

Men heeft het over ‘immersion’ bij set-design, muziek, lichten en afscherming van het ‘normale leven’ buiten de set van het spel. Hoewel het helpt als de spelers zich meeslepen in het scenario, is dit geen noodzaak en kunnen zij ook enkel zijn meesleept met het spel. Mensen gaan op in een schaakspel of kaartspel zonder dat hier enig (audiovisueel)ontwerp bij komt kijken. Immersion vindt ook plaats wanneer de puzzels intuïtief zijn, de uitdagingen een juiste moeilijkheidsgraad hebben en er een goed spelverloop is. Men zal opgaan in de activiteit en laten zich meeslepen door wat er op dat moment moet gebeuren. Bij sommige gelegenheden is dit de vorm van immersion waar je je op richt omdat je niet veel mogelijkheden hebt om de omgeving aan te passen.

Als je vragen of discussiepunten hebt, voel je dan vrij een reactie te plaatsen of contact met ons op te nemen.